---
versiune: 2026-10-19
data: 2026-10-19
---


Versiunea 2026-10-19, publicată la 19 octombrie 2026.

Pentru contractele în curs, prezenta versiune se aplică fiecărei Firme după împlinirea preavizului contractual de 30 de zile, calculat potrivit legii de la comunicarea efectivă către aceasta, și după îndeplinirea cerințelor de acceptare aplicabile. Data individuală de aplicare se comunică Firmei și se afișează în aplicație. Acceptarea ulterioară datei comunicate nu produce efecte retroactive.

Firma poate solicita separat și expres aplicarea anticipată, de la acceptare, în condițiile prezentate înaintea acestei alegeri. Alegerea este facultativă și nu condiționează continuarea perioadei deja plătite potrivit contractului anterior.

Pentru contractele noi, prezenta versiune se aplică de la încheierea contractului, după acceptarea documentelor și îndeplinirea cerințelor speciale aplicabile anumitor clauze.

De la aplicarea sa în raportul cu Firma, prezenta versiune înlocuiește pentru viitor versiunea contractuală aplicabilă anterior. Ea consolidează modificările prezentate în versiunile 2026-10-15, 2026-10-16 și 2026-10-18, fără a modifica retroactiv contractele, acceptările ori drepturile dobândite. Condițiile aplicabile achizițiilor și perioadelor deja plătite se păstrează potrivit dispozițiilor tranzitorii.

Acceptarea documentelor nu activează funcțiile opționale noi. Acestea pot fi utilizate numai după ce sunt oferite efectiv și activate separat de persoana autorizată.

# 1. Cine suntem și ce acoperă acești termeni

1.1. Vatrum este un serviciu software furnizat online (SaaS) pentru firmele de instalații termice, fotovoltaice, sanitare și electrice. Serviciul este operat de VLACH DEV S.R.L., cu sediul în Str. Malu Roșu nr. 55, bl. 4F, et. 1, ap. 7, Ploiești, județul Prahova, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2026038208005, cod unic de înregistrare 54881260 (denumită în continuare „VlachDev” sau „noi”).

1.2. Acești termeni formează contractul dintre VlachDev și firma care își deschide un cont Vatrum (denumită în continuare „Firma”). Contractul cuprinde:

- acești termeni;
- Acordul de prelucrare a datelor (DPA), cu anexele lui, inclusiv Lista furnizorilor și a subîmputerniciților — Anexa 3 la DPA;
- prețurile publicate pe vatrum.app la data comenzii.

1.3. Politica de confidențialitate explică prelucrările pentru care VlachDev este operator. Este o informare și nu necesită consimțământ sau acceptare contractuală; este disponibilă înainte de înscriere și ulterior.

1.4. Serviciul se adresează exclusiv profesioniștilor care îl contractează pentru activitatea lor economică: societăți, PFA, întreprinderi individuale și familiale și alte entități. Calitatea de profesionist se apreciază în funcție de scopul concret al contractului; această clauză nu înlătură drepturile imperative ale unei persoane care are legal calitatea de consumator.

1.5. Persoana care acceptă contractul declară că este autorizată să reprezinte Firma. Firma acceptă Termenii și DPA, iar clauzele prevăzute la art. 16.4 se acceptă distinct și expres, prin declarația semnată prevăzută de acel articol. Simpla creare a unui cont de către echipa Vatrum nu înlocuiește acceptarea de către Firmă.

# 2. Definiții

- Serviciul — aplicația Vatrum, cu toate modulele, portalul pentru clienții Firmei, aplicația de pe telefon (PWA) și serviciile de suport asociate.
- Utilizator — orice persoană căreia Firma îi face cont în Serviciu (proprietarul contului, angajați, colaboratori).
- Proprietarul contului — Utilizatorul care a înscris Firma sau căruia i s-a transferat acest rol. Doar el poate administra abonamentul, anula reînnoirea și cere ștergerea Firmei.
- Clienții Firmei — clienții și potențialii clienți ai Firmei, inclusiv cei care folosesc portalul.
- Datele Firmei — tot ce introduc în Serviciu Firma, Utilizatorii ei și Clienții Firmei, plus documentele generate din ele.
- Plan — nivelul de abonament ales (în prezent Ucenic, Maistru sau SuperBoss). Planul hotărăște modulele disponibile și cota lunară de interogări AI.
- Perioadă de facturare — o lună sau un an, după alegerea Firmei.
- Interogare AI — unitatea de utilizare a funcțiilor contorizate în cota AI generală a Planului ori în pachetele AI cumpărate. Întrebările către asistentul conversațional se contorizează separat.
- Întrebare către asistent — o solicitare a utilizatorului trimisă asistentului conversațional. Mai multe apeluri tehnice necesare aceleiași solicitări nu reprezintă, prin ele însele, întrebări suplimentare.

# 3. Contul și încheierea contractului

3.1. Firma completează datele de identificare și contul Proprietarului, acceptă documentele contractuale și comandă Planul. Contractul se încheie la confirmarea electronică a activării abonamentului după confirmarea plății. Înainte de comandă, Firma poate consulta și salva documentele, prețul total și durata; confirmarea identifică Planul, Perioada de facturare și versiunile documentelor acceptate.

3.2. O perioadă de probă sau un cont demo se acordă numai dacă este oferit expres, în condițiile comunicate înainte de activare. Nicio probă gratuită nu se transformă în abonament plătit fără o comandă și acceptarea prealabilă a condițiilor de plată.

3.3. Firma primește un subdomeniu propriu (de forma firma.vatrum.app). Unele denumiri sunt rezervate și nu pot fi alese.

3.4. Numărul de Utilizatori este nelimitat la orice Plan. Firma stabilește accesul și rolurile. Firma răspunde pentru administrarea accesului utilizatorilor săi. Aceasta nu preia și nu înlătură răspunderea VlachDev pentru încălcările obligațiilor proprii de securitate. Utilizatorii păstrează confidențialitatea autentificării. Recomandăm autentificarea în doi pași sau cheile de acces.

3.5. Firma se obligă să țină la zi datele de identificare și de facturare.

3.6. Pentru conturile create de echipa Vatrum, reprezentantul autorizat acceptă aceleași documente înainte de utilizarea operațională. Dacă fluxul electronic distinct nu este disponibil, părțile semnează separat contractul, inclusiv declarația privind clauzele neuzuale, cu semnătură olografă ori electronică calificată. VlachDev păstrează contractul și versiunile anexate și furnizează Firmei o copie.

# 4. Serviciul

4.1. Serviciul cuprinde, după Plan, printre altele: CRM și fișe de client, oferte cu variante, facturare (inclusiv storno, avans și transmiterea în sistemul e-Factura), calendar, catalog de produse, calculatoare de dimensionare, fișe de lucru, contracte de mentenanță, portal pentru Clienții Firmei, lucrări, pontaj și concedii, parc auto și scule. Lista modulelor pe fiecare Plan este publicată pe pagina de prețuri.

4.2. Putem îmbunătăți, schimba sau înlocui funcții. O reducere substanțială a funcțiilor de bază ale Planului plătit se notifică cu 30 zile înainte. Dacă reducerea afectează material utilizarea contractată, Firma poate înceta contractul fără penalitate și primește partea proporțională a abonamentului achitat pentru perioada ulterioară încetării. Modificările urgente pentru securitate sau respectarea legii se comunică fără întârzieri nejustificate.

4.3. Depunem eforturi rezonabile pentru disponibilitatea Serviciului. Nu garantăm funcționarea neîntreruptă sau fără erori și nu se oferă un procent de disponibilitate contractual decât printr-un SLA convenit expres. Mentenanța planificată se anunță pe cât posibil din timp. Această clauză nu înlătură obligațiile de securitate, continuitate și remediere asumate prin contract și prin lege.

4.4. Configurația contractată prevede găzduirea aplicației și bazei de date în UE, la Amsterdam, și stocarea fișierelor în jurisdicția UE a Cloudflare R2. VlachDev asigură copiile și recuperarea prevăzute în Anexa 2 DPA; copiile de siguranță administrate pentru platformă au un ciclu de eliminare de cel mult 30 de zile. Localizarea stocării nu exclude accesul ori prelucrarea din țări terțe, potrivit Listei furnizorilor și a subîmputerniciților. Obligațiile de securitate și recuperare nu sunt înlăturate printr-o limitare comercială a Serviciului.

4.5. Suportul se oferă prin tichete și la support@vatrum.app. Programul și eventualele termene de răspuns garantate se comunică în oferta de serviciu; fără un SLA expres nu este promis un termen fix. Răspunsurile trimise automat de AI sunt identificate ca atare, iar Firma poate solicita verificarea lor de un membru al echipei.

4.6. Pentru a rezolva o problemă semnalată, un membru al echipei Vatrum poate intra în contul Firmei:

- doar în modul citire;
- cel mult 15 minute pe sesiune;
- cu înregistrare în jurnalul de audit;
- după regula aleasă de Firmă în setări: acces oprit, acces doar cu aprobarea Firmei, acces cu notificare, sau acces obișnuit cu rezumat zilnic.

Aceleași condiții se aplică citirii conversațiilor cu asistentul AI, inclusiv în consola internă a echipei, potrivit art. 4 din DPA.

4.7. Calculatoarele, estimările de preț, studiile de umbrire și textele sau extragerile generate de Serviciu (inclusiv cu inteligență artificială) sunt instrumente de lucru. Rezultatele lor sunt estimări pe care Firma le verifică înainte de a le folosi. Ele nu înlocuiesc proiectarea sau verificarea făcută de un specialist autorizat, acolo unde legea o cere. Firma răspunde de ofertele, documentele și lucrările proprii. Textele scrise cu ajutorul inteligenței artificiale care ajung la Clienții Firmei (de exemplu prezentarea ofertei) sunt marcate ca atare.

La cererea utilizatorului autorizat, asistentul poate pregăti ciorne de ofertă, mesaj, notiță, sarcini, programare, comandă către furnizor, bon de consum, plan sau schiță tehnică. Ciornele sunt marcate ca pregătite de AI și nu produc efecte operaționale până la confirmarea expresă a persoanei cu drepturile necesare. Aceasta verifică datele, prețurile, cantitățile, destinatarii și efectele, apoi decide salvarea în evidențe, trimiterea ori emiterea.

Asistentul nu modifică și nu șterge înregistrări operative existente. Regula verificării umane pentru ciorne este distinctă de răspunsurile informative automate prin WhatsApp, permise numai în condițiile art. 4.12. Marcajul AI nu constituie o exonerare de răspundere pentru neexecutarea obligațiilor proprii ale VlachDev și nu restrânge drepturile legale ale clienților Firmei.

Planul extras din imagine și schițele pentru instalația electrică, ventilație, încălzire în pardoseală, panouri fotovoltaice și casă inteligentă sunt instrumente orientative de pregătire și ofertare. Nu sunt prezentate ca relevee certificate, proiecte tehnice verificate, documentații de autorizare, expertize ori instrucțiuni suficiente pentru execuție.

Firma verifică situația reală, scara, dimensiunile, unitățile, datele lipsă, ipotezele și rezultatele înainte de utilizare. Pentru proiectare, autorizare și execuție asigură implicarea specialiștilor cu competențele, drepturile de semnătură, autorizările sau atestările cerute de lege, verificările și avizele aplicabile lucrării. Confirmarea din aplicație nu le înlocuiește.

Firma încarcă numai materiale pe care are dreptul să le folosească și să le transmită pentru operațiunea solicitată, respectând drepturile autorilor și confidențialitatea. Încărcarea acordă VlachDev numai drepturile de utilizare necesare furnizării funcției, pe durata necesară; nu acordă drept de publicare, antrenare sau reutilizare pentru alte firme. Datele factuale și rezultatele AI nu sunt promise ca exclusive ori automat protejate prin drept de autor.

Funcția nu transmite comenzi către instalații ori dispozitive și nu aprobă soluții de siguranță. VlachDev răspunde pentru obligațiile proprii privind software-ul, securitatea și furnizarea serviciului, potrivit legii și contractului. Eticheta AI și verificarea utilizatorului nu exclud această răspundere.

4.8. Funcția e-Factura se utilizează numai după activare, configurare și autorizare, direct prin SPV sau prin SmartBill. Firma păstrează obligațiile legale de emitere și transmitere și verifică recipisele și starea în SPV. Dacă funcția este indisponibilă, neconfigurată sau transmite o eroare, Firma folosește în timp util o cale alternativă. VlachDev răspunde pentru neexecutarea imputabilă a obligațiilor proprii, în condițiile art. 10; nu se exclude în bloc răspunderea pentru orice amendă suferită de Firmă.

4.9. E-mailuri trimise în numele Firmei. Serviciul trimite e-mailuri Clienților Firmei, furnizorilor ei și contabilului, în numele Firmei: facturi, programări, documente. Acestea pleacă de pe o adresă Vatrum, cu numele Firmei, sau de pe domeniul propriu al Firmei, dacă l-a configurat. Firma răspunde de conținutul acestor mesaje și de dreptul de a le trimite destinatarilor. Pentru a proteja toate firmele de pe platformă:

- o adresă care a respins mesajele sau le-a marcat ca spam nu mai primește e-mailuri prin Serviciu;
- o Firmă înscrisă singură trimite e-mailuri către terți doar după ce și-a confirmat adresa de e-mail.

4.10. Portalul pentru clienți (în Planurile care îl includ). Clienții Firmei pot vedea ofertele, facturile și documentele trimise, pot accepta sau refuza oferte, pot semna contracte și pot declara plăți. Firma răspunde de informațiile date propriilor clienți, inclusiv:

- condițiile ofertelor;
- informarea consumatorilor despre dreptul de retragere;
- informarea privind prelucrarea datelor personale.

Serviciul oferă texte implicite (informarea privind prelucrarea datelor și textele de acceptare a ofertei). Acestea nu constituie consultanță juridică: Firma le verifică și, dacă e nevoie, le înlocuiește din setări.

Acceptarea sau scrierea numelui în portal nu este prezentată drept semnătură electronică calificată. Firma verifică forma și valoarea probatorie necesare actului. Pentru consumatori, cererea de începere a prestării înainte de expirarea retragerii este separată și opțională; acceptarea ofertei nu trebuie condiționată de aceasta. Informarea precontractuală, butonul de comandă cu obligație de plată, confirmarea pe suport durabil și funcția online de retragere trebuie să respecte OUG nr. 34/2014, inclusiv art. 11¹ aplicabil din 19 iunie 2026. Textele implicite nu înlătură obligațiile proprii ale VlachDev.

4.11. Integrările configurate cu conturile proprii ale Firmei, inclusiv Stripe, SmartBill, SPV și sursele de lead-uri, sunt supuse și contractelor cu furnizorii respectivi. Rolurile GDPR se stabilesc după activitatea efectivă. VlachDev nu garantează funcționarea terților, dar răspunde de propriile obligații de integrare, securitate și informare.

4.12. În Planurile în care funcția este oferită, Firma poate conecta propriul cont WhatsApp Business, în baza contractelor aplicabile serviciilor utilizate. Entitățile și rolurile sunt stabilite potrivit DPA, art. 6.4, configurației efective și informării integrării. Conectarea canalului nu activează implicit AI.

Firma alege separat temele, modul de propuneri sau de răspuns automat și, dacă sunt oferite, primirea cererilor de programare și indicarea accesului la documente. În modul de propuneri, un utilizator autorizat verifică și trimite fiecare mesaj. În modul automat, sistemul comunică numai informații existente în limitele temelor activate și ale verificărilor de identitate și acces.

Temele permise sunt starea ofertei, programării, facturii și lucrării, fără date despre alte persoane sau alte operațiuni. Cererile noi de programare sunt neconfirmate până la acceptarea expresă a Firmei. Sistemul nu încheie contracte, nu acceptă oferte, nu schimbă prețuri, nu stabilește datorii, nu validează plăți și nu soluționează automat reclamații, garanții ori rambursări. Cererile din afara limitelor se trimit personalului.

Firma stabilește și documentează temeiurile prelucrării, informează clienții și personalul, verifică reprezentarea și respectă regulile de comunicare și ale furnizorilor. VlachDev asigură mecanismele asumate pentru limitarea accesului, informare, jurnalizare, preluare manuală, securitate, export și ștergere. Obligațiile proprii ale fiecărei părți nu sunt transferate integral celeilalte.

Clientul primește o informare adecvată modului folosit, poate cere un om și are o cale alternativă de contact. Mesajele trimise automat, fixe ori generate, poartă de la primul mesaj identificarea asistentului AI al Firmei; mențiunea că un răspuns pregătit cu AI a fost verificat de echipă apare numai când o persoană l-a verificat și trimis. O solicitare de preluare manuală suspendă folosirea AI în fir, conform DPA. Înainte de informații individualizate se verifică identitatea și dreptul de acces; asocierea după telefon nu este suficientă.

Funcția nu include campanii promoționale, recuperare automată de creanțe sau un asistent general destinat publicului. Activarea nu reprezintă acordul destinatarilor pentru marketing. Comunicările se fac în limitele legii și ale ferestrelor, aprobărilor și opțiunilor de oprire aplicabile platformei.

Disponibilitatea canalului depinde și de furnizorii externi. VlachDev nu garantează funcționarea neîntreruptă a serviciilor externe, dar rămâne răspunzătoare pentru obligațiile proprii de integrare, securitate, informare și remediere, potrivit legii, DPA și prezentului contract. Firma utilizează o cale alternativă când comunicarea este urgentă. Canalul nu este destinat urgențelor.

# 5. Prețuri, facturare și plată

5.1. Prețurile Planurilor, ale pachetelor AI și ale pachetelor de întrebări pentru asistent sunt cele afișate la comandă, exprimate în euro. Comanda arată prețul total în lei, durata și tratamentul TVA. Dacă VlachDev nu este înregistrată în scopuri de TVA la operațiunea respectivă, nu colectează TVA. Orice regim fiscal ori modificare a lui se reflectă potrivit legii pe factură, fără a modifica automat prețul total convenit pentru o perioadă achitată. Pe lângă abonament și pachetele pentru celelalte funcții AI, Firma poate cumpăra separat pachete de întrebări pentru Asistentul AI, cu numărul de întrebări afișat la comandă. Numărul de unități, prețul și condițiile confirmate la cumpărare rămân aplicabile pachetului respectiv. Modificarea ulterioară a ofertelor, prețurilor sau promoțiilor nu modifică pachetele deja cumpărate. Înainte de confirmarea comenzii sunt afișate numărul de întrebări, prețul total și tratamentul TVA, condițiile de utilizare, eventuala durată de valabilitate și regulile de rambursare. Achiziția poate fi efectuată numai de reprezentantul Firmei sau de un utilizator autorizat pentru cumpărături. Cumpărarea unui pachet nu activează, prin ea însăși, reînnoirea automată.

5.2. Facturăm în lei folosind ultimul curs EUR/RON publicat de BNR înainte de emiterea facturii. Prețul total în lei și cursul sunt comunicate înainte de confirmarea plății. Dacă VlachDev se înregistrează în scopuri de TVA, aplică legislația fiscală inclusiv pentru avansuri și regularizări; înregistrarea nu autorizează majorarea retroactivă a prețului total al unei perioade deja achitate. Modificarea prețurilor viitoare respectă art. 5.9. IBAN: RO44INGB0000999920024411; SWIFT/BIC: INGBROBUXXX. Plata prin transfer se face numai pe baza documentelor de plată emise de VlachDev.

5.3. Plata abonamentului se face cu cardul prin Stripe, în condițiile prezentate la comandă. Debitarea recurentă presupune autorizarea Firmei și acceptarea expresă a reînnoirii. VlachDev nu păstrează numărul complet al cardului. Schimbarea sau retragerea autorizării de plată nu stinge o creanță deja scadentă.

5.4. Abonamentul se reînnoiește automat, pentru o perioadă egală cu cea aleasă. Trimitem o reamintire pe e-mail cu 7 zile înainte de reînnoire. Abonamentul anual costă cât 10 luni.

5.5. Cota lunară AI se reface la 1 ale lunii și nu se reportează. Interogările din pachetele cumpărate nu expiră pe durata relației. Se consumă mai întâi cota lunară inclusă, apoi bonusurile gratuite, apoi unitățile cumpărate, în ordinea cumpărării.

Pachete cumpărate și încetarea contractului

a) Întrebările și interogările cumpărate separat sunt evidențiate distinct de cotele incluse în abonament și de bonusuri. Suspendarea temporară a accesului nu determină, prin ea însăși, anularea soldului cumpărat.

b) Pentru pachetele cumpărate în baza prezentei versiuni, închiderea definitivă a contului Firmei și încetarea contractului, solicitate voluntar de Firmă, fără a fi determinate de o neexecutare a VlachDev care justifică încetarea contractului, nu conferă dreptul la rambursarea soldului neutilizat. Regula se aplică numai dacă a fost comunicată înaintea achiziției și acceptată valabil, prin declarația distinctă prevăzută la art. 16.4, semnată olograf ori cu semnătură electronică calificată și validată de VlachDev înaintea achiziției, iar la data achiziției se aplică Firmei versiunea contractuală identificată în declarație. Declarația nu acoperă modificări ulterioare ale clauzei, ale excepțiilor, ale condițiilor de restituire sau ale altor prevederi care îi schimbă efectul în detrimentul Firmei. Pentru pachetele cumpărate fără o declarație validată se aplică regula de rezervă din art. 16.4, iar soldul lor neutilizat se restituie potrivit lit. g) și h).

c) Pachetele cumpărate în baza unor condiții anterioare păstrează drepturile de rambursare aplicabile la data achiziției. Acceptarea prezentei versiuni nu constituie renunțare la aceste drepturi.

d) Nerambursarea prevăzută la lit. b) nu se aplică plăților nedatorate, taxărilor eronate sau duble, sumelor datorate ca urmare a neexecutării ori executării necorespunzătoare a obligațiilor VlachDev și nici altor restituiri impuse de lege.

e) Dacă VlachDev denunță contractul fără o încălcare imputabilă Firmei sau retrage definitiv serviciul necesar utilizării pachetului, restituie contravaloarea unităților cumpărate și neutilizate. Aceeași regulă se aplică atunci când Firma încetează justificat contractul din cauza unei neexecutări a VlachDev.

f) În cazul încetării pentru o încălcare imputabilă Firmei, soldul neutilizat nu se reține automat ca penalitate. Eventualele creanțe ale VlachDev și compensarea lor se stabilesc potrivit contractului și legii.

g) Restituirea se calculează pe baza prețului unitar efectiv achitat pentru pachetul din care provin unitățile neutilizate, ținând seama de reducerile acordate și de ajustările fiscale aplicabile. Unitățile deja consumate nu sunt reevaluate la un preț superior pentru diminuarea restituirii.

h) Restituirile prevăzute aici se efectuează în cel mult 14 zile calendaristice de la încetarea care generează dreptul la restituire sau, pentru taxări eronate, de la constatarea erorii, fără costuri de rambursare pentru Firmă.

i) Cotele gratuite sau incluse în abonament nu au o valoare individuală de rambursare. Această regulă nu afectează drepturile privind restituirea proporțională a abonamentului sau celelalte remedii pentru neexecutare.

j) Unitățile acordate de VlachDev gratuit, independent de o achiziție plătită, sunt bonusuri și nu au valoare individuală de rambursare. Ele sunt evidențiate distinct de unitățile cumpărate, chiar dacă interfața afișează și un sold total. Condițiile și eventuala expirare se comunică la acordare.

k) Unitățile sau avantajele incluse în oferta unui pachet plătit nu sunt reclasificate ulterior ca bonusuri fără valoare pentru diminuarea unei rambursări datorate.

5.5¹. Asistentul AI are o cotă lunară distinctă de celelalte funcții AI: 30 de întrebări pentru Planul Ucenic, 150 pentru Planul Maistru și 400 pentru Planul SuperBoss. Cota inclusă se reînnoiește la începutul fiecărei luni calendaristice, potrivit fusului orar Europe/Bucharest, iar întrebările incluse neutilizate nu se reportează.

Firma poate cumpăra separat pachete suplimentare de întrebări, cu numărul de întrebări afișat la comandă. Se consumă mai întâi cota lunară inclusă, apoi bonusurile gratuite, apoi întrebările cumpărate, în ordinea cumpărării. Soldul cumpărat nu este resetat lunar și rămâne disponibil pe durata contractului, sub rezerva regulilor de încetare și rambursare de la art. 5.5.

Întrebările asistentului nu se scad din cotele ori pachetele celorlalte funcții AI și nu se convertesc în acestea.

O întrebare reprezintă o solicitare transmisă asistentului de utilizator. Operațiunile tehnice interne necesare procesării aceleiași solicitări nu constituie întrebări suplimentare. Dictarea fără trimitere și citirea sau recitirea vocală a unui răspuns existent nu consumă o nouă întrebare.

O întrebare se consumă o singură dată, după furnizarea răspunsului. Solicitările respinse înainte de procesare, erorile tehnice care împiedică furnizarea răspunsului și reîncercările tehnice automate nu consumă întrebări suplimentare. Dacă, prin eroare de contorizare, o unitate este totuși scăzută nejustificat, aceasta este restituită în sold.

Aplicația afișează separat cota lunară rămasă, bonusurile și soldul întrebărilor cumpărate. Întrebările incluse gratuit nu au o valoare individuală de rambursare; această regulă nu limitează remediile pentru neexecutarea serviciului.

Procesarea automată a mesajelor primite prin canalele integrate consumă întrebări din soldul Firmei numai dacă această regulă este prezentată înainte de activarea canalului și este acceptată de un reprezentant autorizat. Nu se cumpără automat întrebări suplimentare fără o autorizare distinctă.

5.6. Schimbarea Planului produce efecte, ca regulă, la următoarea reînnoire. Firma poate solicita o trecere imediată la un Plan superior; înainte de aplicare primește data, prețul suplimentar proporțional perioadei rămase, creditul pentru perioada suprapusă și modulele afectate și confirmă expres debitarea. Trecerea la un Plan inferior se aplică la următoarea reînnoire, fără ștergerea automată a datelor existente.

5.7. O plată eșuată se comunică Proprietarului, cu suma și un termen de remediere de 15 zile calendaristice de la notificare. În acest interval accesul continuă. După termen, VlachDev poate suspenda crearea și modificarea datelor și funcțiile cu cost extern, menținând accesul pentru citire și recuperarea datelor, dacă nu există un risc concret de securitate ori o interdicție legală. Plata remediază suspendarea. Neplata nu anulează drepturile la export, migrare ori ștergere.

5.8. Reducerile și codurile promoționale se aplică doar în condițiile și în perioada comunicate la acordare. Promoțiile pentru pachete indică înaintea comenzii perioada, eligibilitatea, numărul de unități, prețul final și eventualele condiții de cumul. Dacă se anunță o reducere, prețul de referință și avantajul prezentat trebuie să fie reale și verificabile. Expirarea promoției nu modifică pachetele cumpărate în perioada ei. Rambursarea datorată se calculează potrivit prețului efectiv achitat.

5.9. O schimbare a prețului se notifică cu 30 zile înainte și se aplică cel mai devreme la o reînnoire ulterioară expirării notificării. Prețul unei Perioade deja achitate nu se majorează unilateral. Firma poate anula reînnoirea înainte de debitarea noului preț.

5.10. Anularea voluntară a reînnoirii păstrează accesul până la finalul perioadei achitate și nu dă, prin ea însăși, dreptul la rambursarea acelei perioade. Se restituie plățile nedatorate; soldurile cumpărate, în condițiile art. 5.5; precum și sumele datorate pentru servicii neprestate, potrivit contractului sau legii. Rambursările datorate se fac în 14 zile calendaristice de la stabilirea dreptului și a sumei, prin aceeași modalitate de plată sau prin transfer convenit, fără cost pentru Firmă. Această regulă nu limitează remediile pentru neexecutarea VlachDev. Regulile privind încetarea abonamentului nu afectează restituirile datorate pentru soldurile cumpărate, potrivit art. 5.5.

5.11. Servicii suplimentare, precum migrarea clienților și a istoricului din alt program, se prestează la cerere, la prețul comunicat înainte de comandă.

# 6. Obligațiile Firmei și utilizarea permisă

6.1. Firma folosește Serviciul potrivit legii și acestor termeni. Firma nu va:

- introduce sau transmite conținut ilegal ori care încalcă drepturile altora;
- trimite prin Serviciu comunicări comerciale nesolicitate;
- încerca să acceseze datele altor firme sau părți ale Serviciului pentru care nu are drept;
- decompila, copia sau reproduce Serviciul ori extrage automat date fără drept, cu respectarea excepțiilor legale și a drepturilor de interoperabilitate, export și schimbare a furnizorului;
- face teste de încărcare sau de securitate fără acordul nostru scris. Vulnerabilitățile se raportează la hello@vatrum.app, cu subiectul „Securitate”;
- revinde sau pune Serviciul la dispoziția altor firme.

6.2. Firma răspunde de corectitudinea datelor introduse și de conformitatea legală a documentelor emise prin Serviciu (oferte, facturi, contracte, procese-verbale).

6.3. Firma stabilește și documentează temeiurile pentru datele introduse. Pentru date privind sănătatea este necesar un temei din art. 6 și o condiție din art. 9 alin. (2) GDPR. CNP-ul și copiile actelor de identitate nu sunt, prin ele însele, categorii speciale din art. 9; li se aplică minimizarea și art. 87 GDPR, precum și art. 4 din Legea nr. 190/2018. CNP-ul nu se colectează automat de la orice client persoană fizică doar pentru facturare. Firma limitează accesul la concedii și acte, evită diagnosticele în câmpuri libere și nu trimite către AI date sensibile care nu sunt necesare și autorizate.

# 7. Datele Firmei

7.1. Drepturile asupra conținutului introdus rămân titularilor lor. VlachDev primește numai dreptul limitat de a-l prelucra pentru Serviciu, potrivit contractului și DPA. Această clauză nu conferă Firmei proprietate asupra persoanelor sau asupra drepturilor lor GDPR.

7.2. Prelucrarea datelor personale din Datele Firmei se face potrivit Acordului de prelucrare a datelor (DPA).

7.3. VlachDev nu folosește Datele Firmei pentru a antrena modele de inteligență artificială. Furnizorilor AI li se pot transmite date numai în condițiile unui acord de prelucrare și ale unui mecanism de transfer valabil; contractul aplicabil, setările de utilizare pentru antrenare și retenția furnizorului trebuie verificate înainte de activarea funcției. Interdicția antrenării nu autorizează, prin contrast, alte reutilizări: conversațiile cu asistentul nu se folosesc pentru dezvoltarea generală a produsului (art. 3.4 din DPA).

7.4. Firma poate descărca documentele și exporturile disponibile în aplicație. Copia completă se solicită la support@vatrum.app. Limita de 20.000 de rânduri a unui CSV se depășește prin fișiere succesive ori asistență și nu este plafon al dreptului la recuperare. Registrul de export al datelor, anexat acestor Termeni și pus public la dispoziție împreună cu ei, descrie formatele, structurile și procedura. Exporturile din aplicație includ:

- documentele emise, în PDF;
- setările;
- catalogul;
- arhiva vânzărilor, în format CSV (până la 20.000 de rânduri pe export);
- rapoartele disponibile.

O copie completă se furnizează securizat în cel mult 10 zile lucrătoare de la cererea reprezentantului autorizat, în CSV/JSON UTF-8 pentru date și ZIP pentru fișierele originale, cu un manifest al categoriilor, legăturilor și eventualelor excepții. Copia se pune la dispoziție în aplicație unui utilizator cu cont activ al Firmei, ales ca destinatar autorizat, care o descarcă după autentificarea cu propriul cont; fiecare arhivă se poate descărca de cel mult trei ori, timp de 7 zile, iar o copie expirată se generează din nou, gratuit, după verificare. Conversațiile cu asistentul AI și, dacă funcția a fost activată, certificatele de concediu medical se livrează în secțiuni separate, potrivit Registrului de export; manifestul le indică. Termenele legale mai scurte și instrucțiunile urgente prevalează. O migrare tehnică complexă urmează art. 7.9; nu amână nejustificat livrarea datelor disponibile.

7.5. La anularea reînnoirii, accesul obișnuit continuă până la finalul perioadei plătite. Datele se păstrează ulterior 60 de zile pentru recuperare sau reactivare, apoi se șterg din sistemele active și fișiere, cu excepțiile strict justificate din DPA. În cazul schimbării furnizorului, perioada de recuperare se calculează potrivit art. 7.9 și nu se scurtează prin această regulă.

7.6. La cererea expresă de ștergere a Firmei, accesul obișnuit se oprește. Intervalul tehnic de recuperare este de 30 de zile, fără a limita o instrucțiune legală de ștergere mai rapidă sau drepturile de migrare; copia completă se poate cere în acest interval. VlachDev confirmă întinderea ștergerii, termenul și eventualele excepții înainte de executarea ireversibilă.

7.7. După ștergere, VlachDev păstrează separat numai datele necesare obligațiilor legale proprii sau unor scopuri proprii determinate, documentate și limitate în timp, în condițiile Politicii de confidențialitate. O obligație de arhivare a Firmei nu autorizează VlachDev să păstreze toate datele acesteia împotriva instrucțiunii de ștergere. Identificatorii interni și amprentele pot rămâne date personale; nu justifică retenție nelimitată.

În condițiile și pe duratele justificate mai sus, VlachDev poate păstra separat numai următoarele categorii, în măsura necesară:

- facturile emise de VlachDev către Firmă, pe durata cerută de lege;
- dovezile cererilor privind datele personale;
- jurnalul de audit al acțiunilor, în care persoanele apar printr-un identificator intern, timp de 12 luni de la eveniment; după încetarea contului se păstrează separat numai extrasele strict necesare unui incident ori unei pretenții concrete, pe durata justificată a acestora;
- dovezile încheierii, modificării și încetării contractului (versiunile contractuale relevante, notificările, acceptările, declarațiile semnate și verificările lor, datele minime despre reprezentare, legătura cu achizițiile acoperite și evidența cererilor copiei datelor), separat, timp de trei ani de la încetarea contractului, potrivit Politicii de confidențialitate, §8;
- jurnalul accesului privilegiat al echipei VlachDev la baza de date, fără conținutul datelor accesate, timp de trei ani de la închiderea fiecărui acces.

7.8. Firma își îndeplinește obligațiile de arhivare și descarcă documentele fiscale și arhiva e-Factura. Ștergerea din sistemele active este distinctă de eliminarea din copii de siguranță, potrivit DPA. VlachDev nu prezintă Serviciul drept arhivă legală perpetuă.

7.9. Schimbarea furnizorului și recuperarea datelor. Firma poate solicita trecerea la alt furnizor, propria infrastructură ori ștergerea, prin reprezentantul autorizat, fără preaviz contractual suplimentar pentru inițiere. VlachDev asigură asistență rezonabilă, securitate și continuitate. Tranziția se finalizează în cel mult 30 de zile calendaristice, sub rezerva prelungirilor permise de art. 25 din Regulamentul (UE) 2023/2854. Dacă termenul este tehnic imposibil, în cel mult 14 zile lucrătoare se comunică motivele și perioada alternativă, de cel mult șapte luni. Firma poate prelungi o dată tranziția pentru propriile nevoi. Contractul încetează la finalizarea schimbării, iar datele pot fi recuperate cel puțin 30 de zile după tranziție; termenul mai favorabil din art. 7.5 se păstrează. După recuperare datele se șterg potrivit DPA. Aceste drepturi contractuale nu reduc drepturile imperative din capitolul VI al regulamentului.

7.10. Sunt exportabile datele introduse și generate pentru Firmă: CRM, contacte, catalog, oferte, contracte, facturi, plăți și metadatele aferente, lucrări, programări, mesaje, conversațiile încă disponibile cu asistentul AI (mesajele și metadatele aferente), portal și dovezi, pontaj, concedii, parc auto, scule, dosare de finanțare, rapoarte și fișiere, după modulele folosite. Nu se includ codul sursă, secretele infrastructurii, datele altor firme ori datele interne care pot fi legal exceptate ca secrete comerciale; excepțiile nu împiedică migrarea datelor Firmei. Copia se furnizează în formate structurate, uzuale, care pot fi citite automat, cu fișierele în formatele lor și documentația relațiilor dintre date. Registrul de export anexat precizează structura și modul de acces; documentația tehnică specifică versiunii se livrează cu copia completă. Interfețele deschise și asistența pentru interoperabilitate se asigură în condițiile art. 30 din Regulamentul (UE) 2023/2854.

7.11. VlachDev nu percepe taxe de ieșire, de schimbare a furnizorului ori de export complet, nici penalități pentru exercitarea acestor drepturi. Taxa pentru migrarea opțională de intrare în Vatrum privește o operațiune distinctă și se acceptă înainte de comandă. Abonamentul pentru utilizarea până la încetare rămâne datorat în condițiile contractului, fără dublă facturare și cu rambursările contractuale aplicabile.

# 8. Proprietate intelectuală

8.1. Serviciul, codul, designul, marca Vatrum și conținutul creat de noi aparțin VlachDev sau licențiatorilor săi.

8.2. Pe durata contractului, Firma primește un drept neexclusiv și netransferabil de a folosi Serviciul pentru propria activitate.

8.3. Modelele de documente și textele implicite puse la dispoziție pot fi folosite de Firmă în activitatea ei.

8.4. Putem folosi sugestiile voluntare pentru îmbunătățirea Serviciului. Aceasta nu transferă drepturile asupra datelor confidențiale, ale persoanelor vizate sau ale materialelor preexistente ale Firmei și nu autorizează reutilizarea întregului istoric al conversațiilor cu asistentul.

# 9. Confidențialitate

Fiecare parte păstrează confidențiale informațiile nepublice primite și le utilizează numai pentru contract. Accesul se limitează la persoane cu nevoie profesională și obligație de confidențialitate. Sunt exceptate informațiile devenite publice fără încălcare, cunoscute legal anterior, obținute legal de la terți ori dezvoltate independent. O dezvăluire impusă de lege se limitează la necesar și se notifică, dacă legea permite. Obligația durează cinci ani după încetare; pentru date personale și secrete comerciale continuă cât impun legea și natura informației.

# 10. Răspundere

10.1. Serviciul se furnizează așa cum este descris în acești termeni și pe vatrum.app. În limitele legii, nu oferim alte garanții, exprese sau implicite.

10.2. În limitele legii, răspunderea pentru beneficii nerealizate și alte pierderi indirecte este exclusă numai în măsura în care acestea nu constituie prejudicii reparabile potrivit normelor imperative și nu intră în excepțiile art. 10.4. Amenzile impuse Firmei nu sunt automat prejudicii indirecte; existența unui drept de regres depinde de obligația încălcată, culpă și legătura de cauzalitate.

10.3. În limitele legii și sub rezerva acceptării exprese în forma cerută, răspunderea contractuală agregată a VlachDev pentru culpă simplă este plafonată la valoarea mai mare dintre sumele plătite pentru Serviciu în cele 12 luni anterioare faptului prejudiciabil și prețul unui abonament anual al Planului contractat la data faptului. Excepțiile din art. 10.4 prevalează. Nu se instituie un plafon separat pentru drepturile imperative GDPR.

10.4. Excluderile și plafonul nu se aplică intenției, culpei grave, vătămării integrității fizice ori sănătății și altor cazuri în care limitarea este interzisă. Nu limitează drepturile persoanelor vizate, competențele autorităților, obligația de executare a DPA și răspunderea imperativă din art. 82 GDPR. Rambursările contractuale și restituirea plăților nedatorate nu se consumă din plafon.

10.5. Firma răspunde pentru pretențiile terților în măsura în care sunt cauzate de încălcările ei imputabile. VlachDev notifică prompt pretenția, permite participarea Firmei la apărare și nu recunoaște ori tranzacționează obligații ale acesteia fără acord. Nu se transferă Firmei răspunderea pentru faptele proprii ale VlachDev.

# 11. Forța majoră

Nicio parte nu răspunde pentru neexecutarea cauzată de forța majoră în condițiile Codului civil. Partea afectată informează prompt cealaltă parte, limitează efectele și reia executarea când este posibil. O eroare obișnuită, neplata sau orice incident al unui furnizor nu reprezintă automat forță majoră. Părțile pot conveni încetarea dacă impedimentul persistă; drepturile imperative și recuperarea datelor rămân aplicabile.

# 12. Durată, suspendare și încetare

12.1. Contractul se încheie pe durată nedeterminată și se derulează pe Perioade de facturare succesive.

12.2. Proprietarul contului poate anula oricând reînnoirea, din Setări › Vatrum Billing. Anularea nu implică penalități, iar efectele ei sunt cele de la art. 7.5.

12.3. Suspendarea este proporțională și limitată la necesar: pentru neplată conform art. 5.7, încălcare gravă, risc concret de securitate sau o obligație legală. Cu excepția urgențelor și a interdicțiilor legale de informare, comunicăm motivul, măsurile de remediere și termenul. Suspendarea urgentă se explică ulterior fără întârzieri nejustificate; accesul se restabilește când motivul încetează.

12.4. VlachDev poate denunța contractul cu 30 zile de preaviz, sub rezerva acceptării exprese a clauzei. Restituie proporțional abonamentul achitat pentru perioada ulterioară încetării și asigură recuperarea datelor. Pentru neexecutări esențiale se acordă un termen rezonabil de remediere, dacă remedierea este posibilă; drepturile legale de reziliere ale ambelor părți rămân aplicabile. Regulile privind încetarea abonamentului nu afectează restituirile datorate pentru soldurile cumpărate, potrivit art. 5.5.

# 13. Modificarea termenilor

Modificările contractuale se notifică cu 30 zile înainte, indicând schimbările, data și drepturile Firmei. Preavizul se calculează potrivit legii de la comunicarea efectivă către Firmă, iar data individuală de aplicare se comunică acesteia și se afișează în aplicație. Nu produc efecte retroactive asupra perioadelor achitate. Modificările materiale și clauzele neuzuale noi sau modificate necesită acceptare expresă documentată; folosirea în continuare nu înlocuiește această acceptare. În lipsa acordului, se aplică versiunea acceptată pentru perioada curentă, dacă legea și securitatea permit; dacă prestarea ei nu mai este posibilă, Firma poate înceta contractul fără penalitate și primește partea proporțională a perioadei neprestate. Politica de confidențialitate se actualizează prin informare, fără consimțământ contractual general.

# 14. Comunicări

Comunicările către Firmă se fac pe adresa de e-mail a Proprietarului contului și în aplicație. Comunicările către noi se fac la hello@vatrum.app sau la support@vatrum.app.

# 15. Legea aplicabilă și litigii

Contractul este guvernat de legea română, fără înlăturarea normelor imperative. Părțile încearcă soluționarea amiabilă, fără a împiedica accesul la instanță sau măsurile urgente. Sub rezerva acceptării exprese și a normelor imperative de competență, litigiile sunt soluționate de instanțele competente din Ploiești. În lipsa unei convenții valabile de competență, se aplică regulile legale.

# 16. Dispoziții finale

16.1. Dacă o clauză este declarată nulă, celelalte rămân valabile.

16.2. Transferul contractului către o altă entitate care furnizează Serviciul respectă condițiile legale privind cesiunea contractului și acordul Firmei, atunci când acesta este necesar. Succesorul trebuie să preia obligațiile asumate. Entitatea care furnizează Serviciul se distinge de operatorul de date personale: schimbarea furnizorului Serviciului se comunică potrivit regimului contractual, iar eventualele schimbări ale operatorului GDPR ori transferuri de date se comunică potrivit regimului lor, prin informarea cerută de lege. O simplă notificare nu înlocuiește un acord impus de lege. Transferul nu reduce drepturile dobândite ale Firmei și nu înlătură obligațiile de confidențialitate, securitate, informare și protecție a datelor aplicabile operațiunii.

16.3. Termenii pot fi afișați și în engleză sau maghiară. În caz de neconcordanță, versiunea în limba română prevalează.

16.4. Clauze neuzuale. Art. 5.4 privind reînnoirea automată, art. 10.2 și 10.3 privind excluderile și plafonul răspunderii, art. 12.3 privind suspendarea, art. 12.4 privind denunțarea de către VlachDev, art. 15 privind legea aplicabilă și competența convențională și art. 5.5 lit. b) privind nerambursarea soldului pachetelor cumpărate, atunci când Firma solicită voluntar închiderea definitivă a contului și încetarea contractului, se acceptă expres, în sensul art. 1203 din Codul civil, printr-o singură declarație distinctă. Declarația este pusă la dispoziție de aplicație, identifică individual fiecare dintre aceste clauze și reproduce textul lor din versiunea contractuală identificată exact, păstrată nemodificată în arhiva versiunilor. Ea este semnată de reprezentantul Firmei olograf ori cu semnătură electronică calificată, indică temeiul reprezentării semnatarului și este încărcată în aplicație de Proprietarul contului; rolul de Proprietar al contului nu dovedește singur reprezentarea Firmei. VlachDev validează declarația ori o respinge, comunicând motivul respingerii.

Textul clauzelor este accesibil înainte de declarație. Acceptarea generală a Termenilor nu înlocuiește declarația, iar bifa din aplicație atestă citirea clauzelor, nu acceptarea lor expresă. Până la validarea declarației, aceste clauze nu sunt opuse Firmei, iar soldul neutilizat al pachetelor se restituie potrivit art. 5.5. Declarația privește versiunea contractuală pe care o identifică: nerambursarea de la art. 5.5 lit. b) se aplică numai achizițiilor făcute cât acea versiune se aplică Firmei, iar o modificare ulterioară a oricăreia dintre aceste clauze în detrimentul Firmei necesită o nouă acceptare, în condițiile legii și ale contractului.

Validarea de către VlachDev reprezintă verificarea documentului și înregistrarea sa în mecanismul contractual. Ea nu înlocuiește puterea de reprezentare a semnatarului, consimțământul valabil sau condițiile legale de formă. Validarea ulterioară unei achiziții nu modifică regimul de rambursare aplicabil acelei achiziții.

Declarația nu înlătură restituirile datorate pentru neexecutarea obligațiilor VlachDev, pentru taxări eronate ori duble, la încetarea din inițiativa VlachDev în condițiile prevăzute la art. 5.5 lit. e) și nici celelalte restituiri impuse de lege. Drepturile de export și de migrare a datelor nu sunt condiționate de renunțarea la sume datorate Firmei.

Date de contact: VLACH DEV S.R.L., Str. Malu Roșu nr. 55, bl. 4F, et. 1, ap. 7, Ploiești, județul Prahova, România; nr. Reg. Com. J2026038208005; CUI 54881260; EUID ROONRC.J2026038208005; tel. +40 733 948 684; hello@vatrum.app.

Anexa contractuală — Registrul de export al datelor

Registrul de export al datelor Vatrum, versiunea 2026-10-19, livrat împreună cu acești Termeni, face parte din contract și este disponibil înainte de comandă. VlachDev îl publică împreună cu Termenii și comunică actualizările relevante.

# Anexă — Registrul de export al datelor Vatrum

Versiunea 2026-10-19 • Anexă la Termenii și condițiile Vatrum

Registrul se pune public la dispoziție împreună cu Termenii și descrie copia completă și procedura de schimbare a furnizorului. Acoperă modulele folosite efectiv de Firmă; un modul nefolosit nu generează date inexistente. VLACH DEV S.R.L., CUI 54881260. Contact pentru export: support@vatrum.app.

## Formate și categorii

| Categorii | Formatul copiei complete | Conținut și relații |
|---|---|---|
| CRM, contacte, furnizori și catalog | CSV/JSON UTF-8 | Identificatori stabili, date și relații între entități; nu se pierde asocierea documentelor cu clientul |
| Oferte, contracte, facturi și plăți | CSV/JSON, documentele în formatul original/PDF | Variante, linii, statusuri, date, valori, metadate și dovezile necesare; arhiva e-Factura cu fișierele originale disponibile |
| Lucrări, programări, intervenții și mesaje | CSV/JSON și fișiere originale | Asocierea cu clientul, lucrarea, utilizatorul și documentele relevante |
| Conversațiile cu asistentul AI | CSV/JSON UTF-8, într-o secțiune separată a copiei | Conversațiile încă disponibile, mesajele, sursele și categoriile de date consultate, cu relația față de utilizator; rezultatele brute ale consultărilor nu sunt păstrate. Secțiunea se livrează numai la cererea reprezentantului autorizat, după verificarea reprezentării, a scopului și a destinatarului, cu acces restrâns la persoanele desemnate |
| WhatsApp și ciornele asistentului AI | CSV/JSON UTF-8 și fișierele originale disponibile | Mesaje, stări, momente, legături cu clientul, propuneri și ciorne încă păstrate, aprobări și configurații relevante, cu identificatori și relații documentate; fără secretele integrării. Exportul urmează procedura și termenele existente și nu este condiționat de activarea AI |
| Planuri și schițe pregătite cu AI | Fișierele în formatele lor originale; geometria și parametrii în JSON | Imaginile încă disponibile, planurile și schițele, cu versiunile, unitățile, scara, sursa și relația cu lucrarea; un PDF singur nu înlocuiește datele structurate |
| Portal și dovezi ale declarațiilor | JSON și documente/text | Textul și versiunea furnizate, limba, momentul, identitatea declarantului și metadatele păstrate legal |
| Pontaj, concedii și utilizatori ai Firmei | CSV/JSON | Înregistrări și corecturi, roluri și relații; accesul se limitează reprezentantului autorizat pentru aceste date |
| Certificatele de concediu medical, dacă funcția a fost activată | CSV/JSON UTF-8, export separat | Perioada, seria, numărul și codul de indemnizație, cu relația față de concediu și salariat; date privind sănătatea. Se livrează separat de copie, la cererea scrisă distinctă a reprezentantului autorizat, unui destinatar verificat, care are atribuții în acest domeniu, prin transmitere securizată și cu acces temporar |
| Vehicule, scule, finanțări și rapoarte | CSV/JSON și documente originale | Datele și relațiile modulelor folosite, fără secrete ale integrărilor |
| Fișiere și fotografii | ZIP cu fișierele în formatele lor | Manifest care asociază fișierul cu entitatea și păstrează metadatele necesare disponibile |

## Structura și documentația

Copia include un manifest cu categoriile, fișierele, versiunea structurii, momentul exportului, codificarea, fusul orar, regulile câmpurilor nule, identificatorii și cheile de legătură. Manifestul indică și categoriile livrate separat ori numai la cerere, precum și datele care lipsesc definitiv, cu motivul. Copia se numește „completă” numai dacă nu lipsește nimic din ce trebuie returnat; altfel se numește „parțială”, iar manifestul spune ce lipsește și ce s-a livrat separat. Documentația livrată descrie coloanele/câmpurile și unitățile valorilor, inclusiv monedele, datele și statusurile. Denumirile efective ale tabelelor interne nu sunt promise prin acest registru; reprezentarea livrată trebuie să permită interpretarea și migrarea fără pierderea relațiilor relevante.

Datele structurate se livrează în formate uzuale care pot fi citite automat; un PDF singur nu înlocuiește exportul datelor structurate. Rapoartele sunt însoțite de datele exportabile care le fundamentează, în măsura aplicabilă. Limita unui fișier CSV nu limitează copia completă.

## Cererea și livrarea

Proprietarul ori reprezentantul autorizat trimite la support@vatrum.app identificarea Firmei, întinderea copiei, scopul și destinatarul autorizat, care este un utilizator cu cont activ al Firmei. VlachDev verifică proporțional reprezentarea, scopul, categoriile cerute și destinatarul, fără a cere automat o copie CI, înregistrează instrucțiunea verificată și execută exportul pe baza ei. Copia se livrează securizat în cel mult 10 zile lucrătoare, sub rezerva unui termen legal mai scurt: ea se pune la dispoziție în aplicație destinatarului autorizat, care o descarcă după autentificarea cu propriul cont. Fiecare arhivă se poate descărca de cel mult trei ori, timp de 7 zile, după care se șterge. O copie expirată se generează din nou, gratuit, după verificare; expirarea nu anulează dreptul la recuperare. Conversațiile cu asistentul AI se includ, într-o arhivă separată, numai la cererea expresă a reprezentantului, cu motivul includerii; certificatele de concediu medical se exportă separat, la cererea scrisă distinctă, către un destinatar care are dreptul de a le vedea în aplicație.

Pentru schimbarea furnizorului se aplică art. 7.9 din Termeni, inclusiv tranziția, asistența, continuitatea și recuperarea de cel puțin 30 de zile după tranziție. Nu se percep taxe de export ori de schimbare a furnizorului. O cerere GDPR privind o persoană urmează separat DPA și termenele GDPR; nu se confundă cu un export integral al Firmei.

## Excepții și interfețe

Nu se livrează codul sursă, secretele infrastructurii sau autentificării, cheile integrărilor, parolele ori datele altor firme. O excepție pentru date interne sau secrete comerciale se identifică și se justifică legal, fără a bloca datele necesare migrării. Nu se elimină automat din export jurnalul Firmei ori dovezile contractuale numai pentru că au o structură internă.

Descărcările din aplicație și copia asistată sunt modalități de acces. VlachDev asigură separat, când sunt aplicabile, interfețele deschise și documentația pentru interoperabilitate potrivit art. 30 din Regulamentul (UE) 2023/2854. Acest registru nu declară existent un endpoint API neimplementat. Specificația tehnică și verificarea exportului complet se păstrează pentru versiunea furnizată.