CRM pentru firmele de instalații

În CRM, fiecare client e un card pe tabla firmei, în coloana etapei lui. Coloanele sunt ale tale: le redenumești, adaugi sau muți. O firmă nouă pornește cu o tablă gata făcută, cu etapele vânzării și ale execuției, de la „Client nou” la „Finalizare proiect”.

Pe tabla implicită, cardul se mută singur când oferta e acceptată, când emiți factura de avans, când programezi montajul, când clientul semnează fișa de punere în funcțiune și când emiți factura finală; de la planul Maistru, și când lucrarea se încheie. Pe coloanele tale alegi tu momentul la care urcă un card.

Pe fiecare card scrie responsabilul sau „Neatribuit”, iar pe o coloană poți pune o alertă după un număr de zile: clientul care stă prea mult fără mișcare îi e semnalat responsabilului. Cu ⌘K (Ctrl+K) găsești orice client din orice pagină, după nume, telefon sau adresă.

Fiecare sursă de cereri are adresa ei, cu un cod secret: ce vine pe ea intră în CRM ca client nou, cu sursa scrisă pe fișă. Cererile suspecte (spam, date lipsă) nu intră direct: stau deoparte, în Inbox, unde le aprobi sau le respingi. O cerere cu e-mailul sau telefonul unui client existent și cu același nume e recunoscută ca dublură; dacă e totuși alt client, „Creează totuși” face fișa.

• Formularul de pe site: codul HTML sau widgetul gata desenat, pe care îl lipești pe site-ul firmei, cu bifa de acord care trimite la politica ta de confidențialitate.
• Reclamele cu formular: Google Ads, Facebook și Instagram (Meta), TikTok. Pentru Meta îți trebuie o aplicație Meta a firmei, cu permisiunea pentru cereri.
• Webhook: orice alt program care trimite cererea la adresa sursei.
• Fișier CSV: clienții dintr-o listă, încărcați dintr-o dată.

Responsabilul cererilor noi se alege din Setări: „Pe rând” dă cererea colegului care a primit cel mai demult un client, „După județ” o dă colegului pus pe județul clientului, iar implicit regula e oprită. Se aplică la formularul de pe site, la reclame și la clientul nou scris de cineva care vede toți clienții.

Cine vede toți clienții îi poate da mai mulți clienți deodată unui coleg, cu „Atribuie lui”; un agent care vede doar clienții lui îi vede doar pe ai lui și pe cei neatribuiți.

Pentru clientul care a primit oferta și nu s-a hotărât, pui pe fișa lui „De revenit”: ziua, ora și ce discutați. Telefonul apare în calendar și pe Dashboard, iar în ziua aceea cel care sună e anunțat.

Deasupra tablei stă lista „De făcut azi” a fiecărui om: scrie ce are de făcut și apasă Enter. Ce rămâne nebifat trece singur pe ziua următoare și apare ca reportat, iar după 3 zile lucrătoare devine urgent și urcă în capul listei; weekendul și sărbătorile legale nu se numără.

De pe fișa clientului, „Pune pe lista de azi” pune o sarcină legată de el. În zilele lucrătoare, la 08:00, fiecare om cu ceva pe listă primește rezumatul ei în clopoțel și, cu notificările pornite, pe telefon.

Administratorul și directorul comercial (implicit) văd listele echipei și dau sarcini, cu „Dă o sarcină echipei ›”; omul o bifează pe lista lui. Raportul „Sarcini pe agent” arată, pe perioada aleasă, ce s-a făcut la timp, ce s-a reportat și ce a ajuns urgent.

Un client se mută pe coloana clienților pierduți doar cu motivul ales din listă (prețul, altă firmă, investiția amânată, nu mai răspunde, nu era o lucrare pentru tine sau alt motiv), plus o notă. Raportul „Clienți pierduți” arată pierderile pe motiv, pe etapă, pe agent și pe sursă, socotite în valoare.

Clientul ajuns pe coloana bifată pentru Arhivă intră în „Arhivă vânzări”: registrul vânzărilor încheiate, cu data, valoarea, garanția materialelor și cea de montaj, de exportat în CSV. Un client care cumpără a doua oară are acolo două rânduri.

La „+ Client Nou”, un telefon sau un nume deja folosit oprește salvarea cu „Clientul pare să existe deja”, cu „Deschide fișa” sau „Salvează oricum”. Două fișe ale aceluiași om se unesc cu „Unește fișele”: ofertele, facturile, lucrările, documentele și portalul trec pe fișa care rămâne, iar documentele emise își păstrează cumpărătorul tipărit.