Facturare pentru firmele de instalații

Liniile și prețurile vin din oferta acceptată, deci nu le scrii a doua oară. În Facturi › „Factură nouă” alegi clientul, apoi oferta lui acceptată sau trecută în lucrare, și ce facturezi. Scadența facturii e termenul de plată scris pe ofertă, cel pe care l-a citit clientul.

PDF-ul iese cu sigla firmei, în limba documentelor clientului: română, engleză sau maghiară. Clientul primește un e-mail despre factura nouă, iar de la planul Maistru o vede și în portal, cu PDF-ul.

• „Factură de avans”: procentul ales din totalul ofertei, cu TVA; implicit, avansul scris pe ofertă.
• „Factură finală”: toată oferta, cu avansurile emise scăzute.
• „Factură materiale” și „Factură manoperă”: separat, la valoarea întreagă a liniilor, fără să scadă avansul.
• Din fișa de lucru, „Generează factură” pleacă cu piesele, iar pe schiță adaugi manopera, cu „+ Adaugă linie”.

Facturi fiscale, avans + sold și storno cu numerotare corectă. Serii pe firmă, PDF brandat, totul pornit din ofertă. Verificarea facturii după regulile ANAF merge de pe acum; trimiterea la ANAF (e-Factura) din Vatrum vine în curând — până atunci o trimiți din programul tău de facturare, ca până acum.

• În Setări › Numerotare & serii, fiecare fel de document are seria lui: prefix, an și număr, cu resetare anuală dacă o vrei. Scrii o dată „Prefixul firmei”, iar cu „Aplică la seriile nepornite” toate seriile încă nefolosite pornesc din el.
• O serie pornită nu se mai schimbă din prefixe, ca numerotarea să nu sară la jumătatea anului. Chitanțele au seria lor, separată de facturi.
• Lucrezi cu două firme, de pildă una pentru marfă și una pentru manoperă? Fiecare facturează separat, din seria ei (Setări › Firme).
• Factura rămâne schiță până o emiți: abia atunci primește numărul, iar o schiță se poate șterge.
• „Stornează factură” cere „Motivul stornării”. O factură fiscală se stornează o singură dată, pe toate liniile, iar nota de credit iese din seria firmei care a emis-o. Factura de avans nu se stornează: se scade pe factura finală.

Încasarea o înregistrezi pe factură, cu „Înregistrează plată”: suma propusă e restul de plată, iar o plată peste rest e refuzată. Metoda e transfer bancar, numerar, card sau alta; data e opțională și nu poate fi în viitor.

La plata în numerar, aplicația face singură chitanța, cu numărul din seria chitanțelor, gata de tipărit sau de dat clientului. Chitanța iese în română, oricare ar fi limba clientului.

O plată greșită nu se șterge: o anulezi cu „Anulează plata” și scrii motivul. Plata rămâne în listă, tăiată și marcată „Anulată”, suma încasată scade, iar chitanța ei iese cu mențiunea „ANULATĂ”. În Rapoarte, Scadențarul îți arată ce e restant și ce e de încasat.

Regimul TVA se alege pe fiecare factură, în câmpul „Regim TVA” al schiței: „Normal (cu TVA)”, implicit, sau „Taxare inversă (art. 331 din Codul fiscal)”, cu cazul din alin. (2), ales din listă. Regimul e al întregii facturi: o factură mixtă se face ca două facturi.

Prețurile rămân cele cu TVA, dar factura arată doar baza, cu TVA 0, iar pe PDF apare mențiunea taxării inverse, cu litera cazului. Aplicația te avertizează când cumpărătorul e persoană fizică sau n-are cod de TVA, dar nu oprește emiterea: alegerea e a ta, împreună cu contabilul.

Cu „Trimite contabilei”, din Facturi, alegi luna (implicit, pe cea trecută) și pleacă pe e-mail un PDF cu toate facturile emise în lună, în ordinea emiterii, plus registrul lor în CSV: număr, dată, scadență, client, CUI, bază, TVA, total, monedă, stare, tip și sursă. „Descarcă” îți dă aceleași fișiere într-o arhivă ZIP. Ciornele nu intră, iar adresa contabilului o scrii o dată, în Setări › Companie.

Ai facturat până acum din alt program? Cu „Urcă factură din alt program”, de pe fișa clientului, pui PDF-ul emis acolo și antetul lui: factura stă în lista firmei fără să ia un număr din seria Vatrum, de la planul Maistru apare și în portalul clientului, iar încasarea ei o notezi de mână. În registrul pentru contabil apare cu sursa ei.

Vatrum face facturarea, nu contabilitatea: nu are plan de conturi, note contabile sau registre și nu emite bonuri fiscale. Regimul TVA și felul în care restitui avansul unei lucrări anulate le hotărăști cu contabilul.